회사어 번역기거래처 커뮤니케이션
거래처에 진행 상황을 확인하는 법
거래처 확인 메시지는 지나치게 공손해서 용건이 사라지거나, 반대로 내부의 답답함이 그대로 드러나기 쉽습니다. 양쪽이 합의한 일정과 필요한 결과물을 기준으로 말하면 관계를 해치지 않으면서도 분명하게 진행을 요청할 수 있습니다.
“언제 되나요?”를 구체적인 질문으로 바꿉니다
막연한 일정 질문은 “확인 중입니다”라는 막연한 답을 받기 쉽습니다. 무엇의 완료일이 필요한지, 어느 업무 때문에 확인하는지, 언제까지 답이 필요한지를 함께 적습니다.
이거 언제 되나요? 빨리 확인 부탁드립니다.
권장 문장지난 7월 7일 요청드린 수정 견적서의 전달 일정을 확인 부탁드립니다. 내부 결재를 위해 금일 중 예상 전달일을 먼저 회신해 주시면 감사하겠습니다.
결과물 자체를 당장 받을 수 없더라도 예상 일정을 먼저 답하도록 요청하면 내부 계획을 세울 수 있습니다.
합의된 일정이 지났다면 사실을 기준으로 말합니다
약속된 납기가 지난 경우에도 “왜 안 주셨나요?”보다 기존 일정과 현재 필요한 조치를 적습니다. 상대의 사정을 단정하지 말고 변경된 일정과 영향만 확인합니다.
분명 어제까지라고 했는데 왜 아직 안 왔나요?
권장 문장기존에 안내받은 납기일이 어제였으나 아직 출고 정보를 확인하지 못해 연락드립니다. 현재 출고 여부와 변경된 도착 예정일을 오늘 오후까지 회신 부탁드립니다.
해당 자재 입고 이후 생산 일정이 시작되어 납기 변경 시 전체 일정 조정이 필요합니다. 기존 일정 유지가 어려운 경우 가능한 가장 빠른 출고일을 알려주세요.
핵심문제의 심각성을 감정이 아니라 후속 일정의 영향으로 설명합니다.
견적과 계약 단계에서 쓰는 표현
견적서 수정 요청
전달주신 견적서에서 수량 500개 기준 단가와 배송비 포함 여부를 확인 부탁드립니다. 두 항목을 반영한 수정본을 수요일 오전까지 받을 수 있을까요?
계약서 회신 요청
법무 검토를 반영한 계약서 수정본을 다시 전달드립니다. 변경 표시된 3조와 7조의 수용 여부를 금요일까지 회신해 주시면 서명 절차를 진행하겠습니다.
조건이 계속 바뀔 때
최근 전달받은 조건이 이전 견적과 달라 최종 비용을 확정하기 어렵습니다. 수량, 단가, 납기를 이번 회신에서 최종 조건으로 확인 부탁드립니다.
자료와 납품을 확인할 때 쓰는 표현
필수 자료가 빠졌을 때
전달받은 파일에서 제품 규격서와 시험 성적서를 확인하지 못했습니다. 검수에 필요한 두 자료를 납품 전까지 추가 전달 부탁드립니다.
불량이나 오류가 발견됐을 때
금일 입고된 제품 중 8개에서 표면 손상이 확인되었습니다. 사진과 수량을 첨부드리니 교환 가능 일정과 회수 방법을 안내 부탁드립니다.
회신이 반복해서 늦을 때
최근 일정 확인에 시간이 오래 걸려 내부 계획 수립에 어려움이 있습니다. 앞으로 납기 변경이 예상되는 경우 최소 이틀 전에 먼저 공유해 주실 수 있을지 협조 부탁드립니다.
거래처 메시지 점검표
- 계약, 견적, 메일에 남은 합의 날짜를 기준으로 말합니다.
- 필요한 결과물을 승인, 파일, 출고일처럼 구체적으로 적습니다.
- 내부 사정만 강조하지 않고 양쪽 일정에 미치는 영향을 설명합니다.
- 문제가 반복되면 앞으로 지켜야 할 공유 기준을 요청합니다.